Pembuatan Mail Merge

Mail Merge adalah suatu surat massal yang isinya sama, dikirim ke banyak orang dalam waktu yang bersamaan dengan nama penerima yang berbeda.

sebelum masuk ke tahap pembuatan mail merge, sebelumnya kita harus memiliki dulu dokumen utama (main document) dan sumber data (data source).

1.      Documen Inti (Main Document)

pada aplikasi ini, dokumen utama (main document) disebut sebagai "starting document" dan sebagai contoh dokumen yang biasa dibuat adalah surat.

2.      Sumber data (Data Source)

pada aplikasi ini, sumber data (data source) biasa disebut "address list". sumber data adalah sejumlah data yang kita buat terlebih dahulu. seperti nama, alamat, kota, dan kode pos dalam jumlah lebih dari satu dalam bentuk baris dan kolom yang datanya berbeda-beda. Bisa menggunakan spreadsheet (calc) dan sumber data inilah yang nanti akan kita gunakan sebagai sumber data pada mail marge yang akan kita buat.

Contoh Pembuatan Mail Merge :

Mail Merge Untuk Membuat Surat Bisnis

Kita bisa memanfaatkan fasilitas Mail Merge untuk pembuatan surat bisnis, surat penawaran, surat undangan, proposal, dan surat-surat lainnya yang hendak kita kirimkan kepada lebih dari satu orang. Marilah kita coba membuatnya berdasarkan langkah-langkah dibawah ini:

1. Buatlah satu surat penawaran 

2. Siapkan daftar Nama Perusahaan yang hendak kita kirimkan surat penawaran. Buatlah daftarnya di dalam satu file Calc

3.      Kembali ke file surat penawaran, klik menu Tools à Mail Merge Wizard.

4.      Langsung saja menuju step yang ke-3, yakni Insert Address Block, lalu klik Select Different Address List. Klik tombol Add, lalu pilih filenya yang sudah dibuat pada langkah no.2 

5. Klik OK, lalu klik Cancel.

6. Klik menu View à Data Source kemudian klik kiri pada text DaftarAlamat2, lalu pilih Tables à Sheet1.

 

7. Klik & Drag nama kolomnya ke line dibawah “Kepada Yth:”, dan lain2nya

8. Untuk melihat hasilnya, klik menu Tools      Mail Merge Wizard.

Klik “8. Save, Print or Send“, lalu setelah proses finish, klik tombol Save Starting Document, lalu klik tombol Finish.

9. Untuk mencetak surat ini ke printer, pilih File à Print.